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规章制度

规章制度

 

 

唐山市清华大学校友会财务管理制度

 

第一章 总则

1               为了加强校友会财务管理,根据国家有关财务、会计法律法规的规定,制定本制度。

2               校友会的会员必须遵守本制度的规定,并有义务完善本制度的完善性。

第二章 校友会经费来源

1、会费

2、捐赠

3、政府资助

4、在核准的业务范围内开展活动或服务的收入

5、利息

6、其他合法收入

第三章 校友会经费使用范围及管理办法

1、使用办法

1)、活动经费:根据工作安排,召集校友会相关人员工作及组织会员活动的开支。

2)、校友会日常运行费用、办公费:如纸张、电话费、网站维护费、有关日常工作人员补贴等。

3)、按规定向有关部门缴纳的行政事业费用。

4)、校友会理事会授权批准的其他费用支出。如帮助母校优化办学条件,慰问有特殊情况的校友等。

5)、其他合理开支。

2、管理办法

1)、校友会经费贯彻取之于校友、用之于校友、公之于校友的原则,开源节流,少花钱,多办事。

2)、校友会经费用于校友会章程规定的业务的范围,任何单位和个人不得侵占、私分和挪用,不得在会员中分配。

3)、校友会收取资产捐赠及收取经费,应当开取校友会的有关票据。

4)、校友会所有经费应当存放在校友会指定的银行账户。

5)、建立严格的财务管理制度,做到会计资料合法、真实、准确、完整、及时记录各项收支。

6)、校友会经费由财务部统一管理,并由会长或秘书长委托的人员进行监督。

第四章 财务管理办法

1、现金管理制度

(1)、库存现金限额:根据校友会日常活动的需要,核定现金库存限额为5000元。出纳人员必须严格执行库存限额,超过库存限额的部分,应及时送交银行,如需要要改变限额,必须经校友会会长或秘书长审批签字方可。

(2)、现金支付范围的规定:对校友会的工作人员发放的工资、奖金、各种津贴等;对校友会的出差人员必须携带的差旅费;对校友会日常活动的小额现金支出2000 元以下的,可以用现金支付。如因活动急需,确实需要使用10000元以上现金的,应由使用人向财务部门提出申请,经会长或秘书长批准后,才能支付现金。

(3)、 现金日常管理:

(3) --1出纳人员收付现金,必须根据有效的会计凭证,即由会计主管人员或指定人员审核签证的收款、付款凭证

(3)--2出纳人员必须及时按现金发生时间的先后,逐笔登记现金日记账,做到日清月结,保证帐实相符;

(3)--3出纳人员发生长款短款现象时,必须向会长或秘书长汇报,并查明原因,及时处理;

(3)-4现金的收入、支出和保管只限于出纳人员负责办理,非出纳人员不得经管现金;

(4)、现金使用的禁止性规定:不准以不符合财务制度的凭证(白条子)顶替库存现金;不准谎报用途套取现金;不准利用校友会账户代其他单位或个人存入或支取现金;不准将校友会收入的现金以个人名义存入储蓄。

2、银行存款管理制度

(1)、校友会应严格按照《支付结算办法》等国家有关规定,开立账户,并确保所有账户均具有开户许可证,新开立账户必须报会长或秘书长批准后办理。

(2)、银行结算的种类主要有:银行汇票、银行本票、商业汇票、支票、汇兑、委托收款等。校友会可以根据实际情况,采用上述不同的结算方法,由财务部门办理。

(3)、银行存款日记账管理:

(3)--1校友会按照开户行和其他金融机构及存款种类分别设置银行存款日记账根据收付款记账凭证进行序时记录。每日终了结出余额,做到日清月结。

(3)--2银行存款日记账应定期与银行对账单相核对,月份终了,校友会账面余额与银行对账单余额之间如有差额,必须逐笔查明原因再进行处理,并按月编制银行存款余额调节表调节,以达到账实相符的目的。对于上月末的未达账项必须在本月初7日以前结清。银行存款余额调节表作为重要会计资料入档保管。

(4)、银行结算的禁止性规定:严格执行结算纪律,校友会银行存款账户任何人不得出租或出借,不准签发空头支票,不得弄虚作假,套取现金和银行信用,否则由此造成的损失由责任人承担。

(5)、空表票据管理:所有银行结算票据包括现金支票、转账支票、商业承兑汇票、票汇委托书、电子委托书、委托收款凭证、进账单等,由出纳统一购买和领用,建立备查簿,详细登记空白票据的领购和使用情况。

(6)、使用支票的规定:

(6)--1支票金额起点为100元,出纳人员根据审批的支票领用单发放支票;

(6)--2领用支票要登记支票领用登记簿,写明领用日期、领用部门、领用人签字、用途金额、用途、支票号码、限定使用日期、限定改错日期、实际报销日期、报销金额、报销人签字、记账凭证号码;

(6)--3签发支票应用碳素笔填写,支票票面所有项目必须按规定填写清楚完整,不得空项,未按规定填写的,被涂改冒领的,由出纳人员负责;

(6)--4支票使用七天内领用人必须将支票存根和收据、发票点收单等票据,一并交回财务部门;

(6)--5出纳人员必须随时核对银行存款变化情况,并向会长或秘书长通报银行存款余额;

(7)、印章管理:银行预留印鉴包括财务专用章和法人代表名章,由会长或秘书长指派专人保管。严格执行印章使用登记及审批制度,正常结算业务由于已经经过审批,因此可直接登记使用,其他业务如需要使用印鉴,必须经报会长或秘书长批准。

3、费用标准及审批管理制度

(1)、固定资产支出:校友会涉及业务时须经理事会审批后由业务部执行,财务部依据有关决议、合同、发票付款。

(2)、工资及相关费用:根据校友会人事管理规则,日常工资、奖金及相关费用支出由财务部提出申请,会长或秘书长审批后执行。

(3)、差旅费:校友会的工作人员出差是按照在唐山地区45//人,到外省地区出差时60//人的标准执行,因特殊情况报销餐费的,不再享受伙食补助。校友会的工作人员因公外出在校友会没有安排公务车辆的情况下,应当乘用公交车,特殊情况需乘用出租车的须经会长或秘书长批准。

(4)、办公费用:校友会的办公用品需求计划经副秘书长审核,报秘书长批准后执行。

(5)、维修费:网站的维护及办公设施维修根据实际情况提出维护、维修申请,经会长或秘书长批准后执行。

(6)、备用金支出:由财务部计算审核后,会长或秘书长批准。

(7)、财务费用:包括利息、金融手续费、购发票、账簿、凭证等,由财务部报会长或秘书长审核批准。

4、财务安全管理制度

(1)、现金必须当面点清,并用验钞机检验真伪。

(2)、支票、承兑汇票、发票及其他有价证劵等,每日下班前必须清点清楚后存入保险柜,由出纳保管。

(3)、簿、凭证、报表及重要文件不得擅自转借,外人不得随意翻阅。

(4)、人员严禁在财务室内长时间逗留、闲谈;会计人员要保守公司秘密,不与外人谈论有关公司的财务信息。

5、下班前对门、窗、保险柜进行检查,确保无误后方可离岗。

 

 

唐山市清华大学校友会印章使用管理制度

 

1               唐山市清华大学校友会印章包括公章、财务专用章、法定代表人个人名章(以下简称法人章)。

2               公章应由校友会指定人员保管,建立用章登记审批表,由用章人签字,会长或秘书长批准后使用。

3               财务专用章及法人章由专人保管;办理结算业务时使用。下班前放在保险柜内。特殊情况须经会长或秘书长批准。

4               印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对,无误后方可盖章,不许对空白凭证盖章。

5               严格按规定存放印章,精心保存,保证印章的绝对安全和正常使用,一旦发现损坏或丢失,要及时报告,及时处理。

6               印章原则上不许带出校友会,却因工作需要将印章带出使用的,应经会长或秘书长批准后按要求使用。

7               本制度自颁布之日起执行。

 

 

唐山是清华大学校友会档案管理制度

 

为了加强校友会的档案管理,实现档案管理的规范化、制度化、更好地为校友会的各项工作服务,结合校友会的实际情况,特制定本制度。

1、               校友会设专人负责管理档案(光盘、录影带、文字资料),并按类归档、装订和保管。

2、               财务档案可在财务部门暂管一年,一年后存档。

3、               档案管理人员应确保归档文件材料完整、准确、系统。

4、               校友会各部门在借阅档案时,填写档案借阅登记表,并及时归还,最长借阅时间不得超过5天,归还的档案要进行检查、清点,并在登记簿上注销。

5、               借阅档案的校友,不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出,如果有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经会长或秘书长批准。

6、               凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作需要,应按校友会有关保密规定办理。

7、               本制度自颁布之日起执行。

 

以上规章制度2010年3月6日经第二次理事会通过,即日起执行。

 

 

 

 

 

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